Помимо бухгалтерского и налогового учетов организации должны вести еще и кадровый. Его главная его функция — отражение информации о структуре, сотрудниках и правилах внутреннего трудового распорядка на предприятии. Ведение кадрового учета подразумевает содержание сведений не только о персонале в целом, но и о каждом сотруднике отдельно. Кадровый учет документально отслеживает и фиксирует информацию о сотрудниках: прием на работу, смена должности, перевод в другое подразделение, отпуска, больничные или увольнение.

Трудовое законодательство РФ предусматривает обязательные и необязательные документы кадрового учета. Некоторые их них должны оформляться по унифицированной форме, другие — в свободной форме.

В учете и ведении кадровых документов у каждого работника обязательно должна иметься трудовая книжка. Также в список обязательной документации входит:

• трудовое соглашение по форме ТД-1;

• карта сотрудника по форме Т-2;

• штатное расписание по форме Т-3;

• график отпусков по форме Т-7;

• табель учета рабочего времени по форме Т-12.

Если сотрудника перевели на другую должность или в другое подразделение, должен быть приказ о переводе по форме Т-5. При увольнении пишется соответствующий приказ по форме Т-8.

В свободной форме организации составляют регламент внутреннего распорядка, правила охраны или оплаты труда, положения о премировании сотрудников и пр. Их должен готовить кадровый специалист и отдавать на утверждение руководителю предприятия. Только после этого документы предоставляют сотруднику для ознакомления и подписания.

Ведением и учетом кадрового делопроизводства на предприятии должен заниматься квалифицированный специалист с необходимыми знаниями и опытом. Компетентный сотрудник будет грамотно вести учет, а значит, риск ошибок и нарушений при проверке надзорных органов будет минимальным.

На практике компаниям не всегда удается вести кадровый учет правильно и эффективно. Часто документы предоставляются несвоевременно или не проходят проверку инспекции по труду. Навести порядок и правильно оформить документы вам поможет услуга ведения кадрового учета от специалистов компании «ФИНАНСЫ ЮКОН».