Первичные документы в бухгалтерском учете необходимы для отражения хозяйственно-финансовой жизни компании, составления бухгалтерской и управленческой отчетности. Учет первичной документации должен вестись в любой организации, чтобы подтвердить и зафиксировать результаты ее деятельности: производство товаров, предоставление услуг, выполнение договорных работ и пр. Кроме того, первичные документы необходимы для формирования налоговой отчетности, которая содержит экономическое обоснование доходов и расходов компании.

В первичку входят документы из разных подразделений и ведомств предприятия. Одни из самых распространенных — договоры, сопровождаемые счетами, актами, платежными поручениями, транспортными накладными и другими документами, подтверждающими факт хозяйственной жизни. Все это должен знать и учитывать в работе бухгалтер на первичную документацию.

Если рассмотреть, например, первичку по кадровому учету, в нее обязательно должны входить:

– график сменности — составляется в произвольном виде при наличии сменного режима работы на предприятии;

– штатное расписание по унифицированной форме № Т-3 — включает сведения о численности, структуре и составе организации;

– график отпусков по унифицированной форме № Т-7 — содержит информацию об оплачиваемых отпусках персонала и формируется не позже 15 декабря текущего года.

Еще один пример — ведение первичной документации в отделе продаж. Оно подразумевает формирование отчетности по торгово-кассовым операциям: приходные и расходные кассовые ордера, кассовые чеки, авансовые отчеты, счет-фактуры и др.

Что касается формы первички, она может быть унифицированной и неунифицированной. В первом случае ее утверждают на законодательном уровне с указанием обязательных реквизитов, во втором — составляют в свободной форме, установленной на конкретном предприятии. 

Все организации обязаны правильно и своевременно формировать первичную документацию. В первую очередь это необходимо для отчета перед налоговой службой, чтобы избежать штрафов, пеней или доначисления налогов. За качественными услугами по первичной документации вы всегда можете обратиться к опытным бухгалтерам компании «ФИНАНСЫ ЮКОН».